Lorsque vous louez un logement meublé pour une courte période, la personne que vous hébergez peut vous réclamer un reçu ou une facture. C’est souvent le cas lorsque le voyageur effectue un déplacement d’affaire, pour pouvoir se faire rembourser les frais engendré par l’hébergement, il doit délivrer une note ou une facture détaillée à sa hiérarchie ou auprès d'un organisme tiers. Vous pouvez délivrer cette facture que vous soyez professionnel ou non, que vous proposiez une chambre d'hôtes ou une chambre chez l'habitant.
La facture vacances peut être établie dès que la réservation est confirmée. Cet outil va vous permettre de prouver votre sérieux et gagner en crédibilité auprès du locataire.
La facture doit être faite en deux exemplaires, une pour le loueur et une pour le locataire. La date du paiement doit être indiquée, ainsi que la somme totale du séjour. Il faudra aussi stipuler le mode de paiement (espèces, chèque, PayPal, carte bancaire, …). Le papier devra être daté et signé.
Si vous établissez un échéancier, il faut indiquer les dates et les montants de chaque versement, cet échelonnement des paiements est régulièrement utilisé pour une location temporaire.
Une facture peut comporter la mention « acquittée », cette possibilité implique que le mode et la référence de règlement soient indiqués.
De base, la location meublée est exonérée de TVA sans possibilité d'option. Toutefois, la TVA est applicable en location saisonnière si au moins 3 des prestations suivantes sont mises en place : le petit déjeuné, la fourniture du linge de maison, la réception de la clientèle, le nettoyage des parties louées. Dans ce cas la prestation d’hébergement est assimilée à une activité hôtelière ou para hôtelière et est soumise à un taux de TVA de 10 %, ce taux s'applique aussi à la restauration. La vente d’une boisson alcoolisée doit appliquer 20% de TVA. Si vous êtes auto entrepreneur ou un particulier (non professionnel du secteur du tourisme), vous ne facturez pas la TVA aux clients.
Voici un modèle de facture avec les informations du locataire:
- Nom et prénom.
- Adresse
- Date de début et date de fin
- Mode de paiement
- Echéancier si besoin
- Montant total et détaillé de la facture (loyer, charges, …)
- Signature du loueur
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